Valkuilen

Copy/paste: Het is niet ongebruikelijk om bestaande documenten te hanteren bij het opstellen van een aanbestedingsleidraad of aankondiging. Het gevaar is dat irrelevante en/of verouderde tekst wordt hergebruikt, dat verwijzingen niet kloppen en dat er eisen worden gesteld die niet proportioneel zijn. Aanbesteden blijft immers maatwerk.

Sjablonen: In de aanbestedingspraktijk wordt veel gebruik gemaakt van modellen. De in de Aanbestedingswet gehanteerde terminologie en termijnen wijken soms af van die in het ARW. Het risico bij het gebruik van modellen is dat standaardteksten per abuis verwijzen naar andere regelgeving of dat bepaalde onderwerpen wel expliciet in het ARW zijn geregeld maar niet in de Aanbestedingswet.

Geen regelgeving genoemd: Ondernemers moeten weten welke rechten en plichten zij hebben bij het aanbesteden. Indien in de aanbestedingsstukken niet expliciet de van toepassing zijnde regelgeving wordt vermeld, dan is de Aanbestedingswet automatisch het uitgangspunt.

Verlopen gestanddoening: De gestanddoeningstermijn is vermeld in de aankondiging. Het aantal aanmeldingen of inschrijvingen blijkt groter dan verwacht. Dat is natuurlijk prettig vanwege de marktwerking. De beoordeling van de aanmeldingen/inschrijvingen neemt meer tijd in beslag dan gepland en daarna volgt nog een formeel gunningsbesluit door het bestuursorgaan. Als dat te lang duurt bestaat het gevaar dat de gestanddoeningstermijn is verlopen.

Verkeerde criteria toepassen, bij voorbeeld geschiktheidscriteria tijdens de gunningsfase van een niet-openbare procedure. Geschiktheidscriteria of selectiecriteria hebben uitsluitend betrekking op de ondernemer, dus niet op de aanbieding voor de opdracht.

Tijdpad: Een procedure verloopt altijd sneller dan gedacht. Hou in de planning rekening met eigen benodigde tijd voor beoordeling en besluitvorming, met name in vakantieperiodes. Als gegadigden of inschrijvers om uitstel verzoeken is de reactie van de aanbestedende dienst vaak ook "deadline=deadline". Een aanbestedende dienst is zelf gebaat bij voldoende rekentijd voor marktpartijen omdat zij dan minder risico's incalculeren.